O sistema de controle interno deve ser estruturado de acordo com os procedimentos organizacionais, ou seja, com as ações, as atividades, os métodos e outros que relacionem com a organização dos entes públicos, de suas autarquias, de seus fundos instituídos, de suas empresas e outras formas institucionais.
Dentro do sistema de controle interno, consta a forma de controle denominada segregação de funções que, nada mais significa: dividir atividades entre pessoas que seriam incompatíveis que se fossem destinadas a elas mesmas, atuação de uma pessoa em várias linhas de responsabilidades, sendo esta servidor ou empregado público, como também, particular no trato de bens e recursos públicos.
O caso em questão, refere-se à auditoria de organização quanto à movimentação de caixa, a procedimentos de vendas de compras, a crédito cedido a clientes, recebimento de materiais e à correção de dados em sistemas de informações, todos descritos e explanados a seguir.
Primeiro ponto verificado foi o recebimento de caixa pelo mesmo responsável que aprova abatimentos em contas de clientes e registro de devolução de vendas, situação esta que demonstra vulnerabilidade de controle passível de fraude quanto ao saldo de numerário em caixa, pelo risco de registro de abatimentos ou devoluções sem que eles estivessem ocorrido.
Uma segunda questão está também relacionada a aspectos financeiros circulantes: responsável por pagamentos efetua conciliação bancária. Tal fato tem menor potencial de impacto quanto ao controle que o fato anterior, porém, é importante que a gerência confirme tais conciliações do sistema interno financeiro com documentação bancária.
Na sequência de análise, frisa-se como riscos no sistema de controle interno, caso não sejam observadas e controladas, além dos já descritos, também: aprovação de crédito a clientes que efetivaram somente uma compra com a organização que pode aumentar os índices de inadimplência com consequente aumentos dos créditos a receber; e o controle dos dados informacionais quanto à correção deste em relação ao usuário, relacionados à segurança e à privacidade.
Além dos possíveis pontos de riscos anteriormente apontados, verifica-se como pontos positivos, o controle do departamento de compras quanto à determinação pontual de funcionários autorizados a efetuar aquisições a determinado valor, reduzindo-se riscos de passivos operacionais; e, também, a divisão de tarefas entre o recebimento de materiais pelo almoxarife e confronto destas informações com a contabilidade e com o pedido de compra antes realizado.
Para os pontos negativos descritos, recomenda-se a segregação de funções e redesenho de procedimentos organizacionais às respectivas atividades para aumento da efetividade do sistema de controle interno da referida organização.
